Carte prepagate per dipendenti: come scegliere?

Il mercato delle carte prepagate propone sempre numerose alternative, anche per quanto riguarda quelle specificatamente rivolte ai dipendenti. Ecco una guida alla scelta con 3 esempi rappresentativi per il 2020.

Tanto per le aziende più piccole che per quelle più grandi, un buon sistema per mantenere le spese sotto controllo e poter affrontare la gestione della contabilità è rappresentato dalle carte prepagate per i dipendenti.

La loro diffusione è iniziata qualche anno fa, sulla scia del successo della carta prepagata come sistema di pagamento spesso alternativo anche a un normale conto corrente. Un trend aumentato ulteriormente con l’arrivo dei conti elettronici collegati a carte prepagate virtuali o fisiche.

Le carte prepagate per dipendenti possono però rientrare anche nel fringe benefit, quando sono proposte come omaggio. In questo caso si utilizzano però preferibilmente le gift card, con una somma precaricata nel rispetto di determinati importi per sfruttarne la deducibilità.

Per controllare le spese e semplificare la contabilità

Come dotare i propri dipendenti di carte prepagate, senza perderne il controllo ma senza nemmeno doversi preoccupare di seguire le spese e le relative ricevute mano a mano che vengono fatti gli acquisti?

Proprio per rispondere a questa necessità sono nate nel corso degli anni varie società che si sono specializzate in questo tipo di offerta, proponendo pacchetti diversificati per numero di dipendenti.

A titolo di mero esempio riportiamo due società che hanno seguito dall’inizio questa strada e aggiungiamo una banca storica italiana, così da fornire una panoramica rappresentativa rispetto alle alternative che si hanno. Ricordiamo però che la maggioranza delle banche oggi propone delle situazioni simili a queste, ma ovviamente bisogna poi scegliere in funzione dei costi da affrontare complessivamente.

Soldo

L’offerta di Soldo Financial Services Ltd (istituto di moneta elettronica avente sede legale in Inghilterra e quindi autorizzato dalla FCA) è strutturata su tre sezioni strategiche:

• le carte prepagate aziendali;
• la web console che permette all’amministratore di seguire le spese, personalizzare i massimali delle carte e procedere a ricaricarle dei relativi importi;
• la app mobile per i dipendenti che permette loro di gestire la carta e inviare le ricevute in modalità digitale.

A livello di ‘account’ al 14 ottobre 2020 si hanno tre possibili scelte (Fonte: sito ufficiale Soldo.com):

• Start: non è previsto un costo fisso, poiché il canone è pari a 0€ per la gestione del conto. Tuttavia non sono comprese delle carte nel piano, infatti per ogni carta richiesta si dovranno pagare 10€ di emissione per le carte fisiche e 1€ per le carte virtuali. Non è disponibile il servizio di inoltro delle fatture digitali tramite app;
• Pro: per carta si pagano 5 euro al mese, ma il costo di emissione è di 5€ per le carte fisiche e 1€ per le carte virtuali. Come servizi aggiuntivi c’è l’invio delle ricevute tramite app, la possibilità di richiedere le carte oltre che in euro anche in dollari e sterline inglesi e la funzione che permette di ricaricare in automatico le carte dei dipendenti secondo i massimali inseriti nel sistema;
• Premium: il costo mensile per carta è di 9 euro, mentre per le emissioni i costi sono gli stessi della versione pro (5 euro carte fisiche e 1 euro carte virtuali). Come funzioni in più si hanno la reportistica avanzata, la personalizzazione delle funzioni della web console, la gestione e configurazione relativa alle spese per il carburante (si possono aggiungere anche le carte Soldo per il carburante).

La richiesta avviene online con una semplice registrazione, dove si dovranno inserire però anche i dati dell’azienda.

Approfondimento: Recensione carte Soldo.

Qonto

Si dovrà scegliere tra una delle due versioni business, ma qualsiasi sia il piano selezionato si potrà sempre contare sull’uso delle carte Qonto Business Mastercard in versione fisica e/o virtuale. Rimane anche in questo caso la possibilità di personalizzare e modificare i limiti di spesa, controllare in tempo reale le spese sostenute, ricaricare le carte. Da segnalare anche la possibilità di allegare scontrini e fatture in modo digitale tramite una foto (l’invio avviene tramite app che permette di raccogliere questi documenti per la semplificazione della contabilità, senza ritardi).

Al 14 ottobre 2020 la scelta potrà andare su una delle seguenti proposte di ‘conti’. Per ogni profilo c’è un numero di carte compreso, ma anche la possibilità di aggiungerne altre pagando un surplus di costi (Fonte: sito ufficiale Qonto):

• Standard: al costo di 29 euro mensili, comprende fino a 5 carte (sia fisiche che virtuali) e 5 utenti. Compresa anche la gestione della contabilità con categorizzazione delle spese, con accesso per l’esperto contabile. Si può disporre dei conti multipli;
• Premium: costo di 99 euro al mese che comprende utenti illimitati e 5 carte fisiche, mentre quelle virtuali sono illimitate. Oltre ai servizi dedicati alle aziende della versione Standard troviamo: il pre-inserimento dei bonifici da parte dei collaboratori, il Servizio clienti prioritario, la Gestione personalizzata del conto e la Gestione del budget da parte dei manager.

Anche in questo caso l’apertura del conto avviene tramite una semplice registrazione che va fatta online.

Unicredit

Dedicata alle aziende, troviamo solo una carta prepagata per dipendenti che completa il panorama di carte di credito e di debito internazionali. Si tratta della Prepagata Unicredit Easy, che ha un limite di utilizzo fino a 10.000 €. Per ciascuna carta si applica un costo di emissione di 5 €, più un costo di gestione annuale di altri 5 euro (che si vanno ad aggiungere ai costi del conto corrente aziendale sottoscritto). Come servizi in più rispetto a una normale prepagata troviamo:

• ricarica in “tempo reale” tramite online Banking di UniCredit;
• controllo in tempo reale delle spese effettuate.

(Fonte: sito ufficiale Unicredit – Data: 14 ottobre 2020)

La carta prepagata deducibile

Come accennato all’inizio, se si dona una gift card questa rientra nel regime di deducibilità ma solo se si rimane nella soglia dei 50 euro (comprensivi di Iva). Inoltre non contribuiscono a formare il reddito questo tipo di omaggi ma a condizione che non si superi la soglia complessiva di 258,23 euro per periodo di imposta (oltre tale soglia gli importi eccedenti andranno a contribuire alla formazione del reddito imponibile).

Approfondimento: Carta conto aziendale.